Moderne Zahnarztpraxen arbeiten längst nicht mehr nur mit Karteikarten, Röntgenbildern auf Folie und handschriftlichen Terminbüchern. Patientendaten werden in Praxisprogrammen verwaltet, digitale Röntgenaufnahmen lassen sich unmittelbar am Behandlungsstuhl betrachten und Abrechnungen werden elektronisch übermittelt. Diese Systeme erleichtern viele Abläufe und können die Behandlung verbessern. Gleichzeitig entsteht eine große Menge besonders sensibler Informationen. Gelangen solche Daten in falsche Hände oder stehen sie plötzlich nicht mehr zur Verfügung, betrifft das nicht nur den Datenschutz, sondern möglicherweise auch den gesamten Praxisbetrieb.
Welche Daten eine Zahnarztpraxis digital verarbeitet
In einer digitalen Patientenakte können neben Namen, Geburtsdatum und Kontaktdaten auch Diagnosen, Befunde, Röntgenaufnahmen, Heil- und Kostenpläne, Angaben zu Medikamenten sowie Informationen über frühere Behandlungen gespeichert sein. Hinzu kommen Abrechnungsdaten, Korrespondenz mit Laboren und Krankenkassen sowie Termin- und Zahlungsinformationen. Gesundheitsdaten gehören nach der Datenschutz-Grundverordnung zu den besonders geschützten Datenkategorien. Ihr Verlust oder ihre unbefugte Offenlegung kann für Betroffene erhebliche persönliche Folgen haben.
Ein IT-Vorfall betrifft mehr als einzelne Computer
Ein Schadprogramm kann Dateien verschlüsseln, Anmeldedaten auslesen oder die Kommunikation der Praxis blockieren. Möglich sind außerdem gestohlene Notebooks, verlorene Datenträger, manipulierte Benutzerkonten oder versehentlich versandte Dokumente. Besteht der Verdacht, dass ein Rechner gezielt angegriffen oder verändert wurde, kann eine professionelle Computer-Forensik dabei helfen, digitale Spuren zu sichern und den Ablauf des Vorfalls zu rekonstruieren. Wichtig ist, betroffene Systeme nicht vorschnell weiterzuverwenden oder wahllos Dateien zu löschen, da dadurch relevante Hinweise verloren gehen können.
Angriffe können den gesamten Praxisbetrieb unterbrechen
Stehen Terminplanung, Patientenakten oder digitale Röntgenbilder nicht mehr zur Verfügung, sind selbst alltägliche Behandlungen nur eingeschränkt möglich. Das Praxisteam kann möglicherweise nicht nachvollziehen, welche Medikamente ein Patient einnimmt, welche Zähne bereits behandelt wurden oder welche Arbeiten ein Dentallabor liefern soll. Besonders problematisch sind Erpressungsprogramme, die Daten verschlüsseln und für deren Freigabe Geld verlangen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik beobachtet seit Jahren, dass auch Einrichtungen des Gesundheitswesens von solchen Angriffen betroffen sind.
Zugriffsrechte sollten zur jeweiligen Aufgabe passen
Nicht jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf sämtliche Daten und Funktionen. Das Personal am Empfang muss Termine bearbeiten und Kontaktdaten einsehen können, benötigt aber nicht zwangsläufig dieselben Berechtigungen wie eine behandelnde Zahnärztin. Auszubildende, externe Abrechnungsstellen und technische Dienstleister brauchen wiederum eigene, klar begrenzte Zugänge. Die IT-Sicherheitsrichtlinie der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung sieht vor, in der Praxissoftware Benutzer und Rollen einzurichten, um Zugriffe auf Patientendaten zu steuern. Gemeinsame Konten erschweren dagegen die Nachvollziehbarkeit, weil später nicht eindeutig erkennbar ist, wer eine Änderung vorgenommen hat.
Persönliche Benutzerkonten erhöhen die Nachvollziehbarkeit
Jede berechtigte Person sollte sich mit einem eigenen Konto anmelden. Scheidet ein Mitarbeiter aus der Praxis aus oder wechseln seine Aufgaben, lässt sich der Zugang gezielt sperren oder anpassen. Bei gemeinsam genutzten Anmeldedaten müsste dagegen das Passwort für alle Beteiligten geändert werden. Persönliche Konten ermöglichen außerdem eine bessere Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge. Dabei geht es nicht darum, Beschäftigte lückenlos zu überwachen, sondern ungewöhnliche Zugriffe erkennen und einen Vorfall später nachvollziehen zu können.
Starke Passwörter dürfen nicht mehrfach verwendet werden
Ein Passwort für das Praxisprogramm sollte nicht gleichzeitig für das E-Mail-Postfach, einen Onlineshop oder einen privaten Dienst eingesetzt werden. Wird eine dieser Plattformen kompromittiert, könnten Angreifer dieselben Zugangsdaten an anderen Stellen ausprobieren. Lange und einzigartige Passwörter sind daher wichtiger als komplizierte, aber kurze Kombinationen. Ein Passwortmanager kann dabei helfen, unterschiedliche Zugangsdaten sicher zu verwalten. Wo eine zusätzliche Bestätigung bei der Anmeldung angeboten wird, sollte sie genutzt werden. Dadurch reicht ein gestohlenes Passwort allein häufig nicht mehr für einen Zugriff aus.
Updates schließen bekannte Sicherheitslücken
Praxissoftware, Betriebssysteme, Browser, Virenschutzprogramme und weitere Anwendungen müssen regelmäßig aktualisiert werden. Veraltete Software enthält möglicherweise öffentlich bekannte Schwachstellen, für die längst Sicherheitsupdates verfügbar sind. Angreifer müssen dann keinen völlig neuen Weg finden, sondern können dokumentierte Fehler ausnutzen. Updates sollten dennoch kontrolliert geplant werden, weil medizinische Geräte oder ältere Spezialsoftware nicht immer problemlos mit einer neuen Systemversion zusammenarbeiten. Deshalb ist eine aktuelle Übersicht aller eingesetzten Geräte und Programme besonders hilfreich.
Verdächtige E-Mails bleiben ein großes Risiko
Viele Angriffe beginnen nicht mit einem technisch spektakulären Einbruch, sondern mit einer überzeugend gestalteten Nachricht. Eine angebliche Rechnung, Bewerbung, Paketinformation oder Mitteilung eines Dienstleisters soll das Praxisteam dazu bringen, einen Anhang zu öffnen oder Anmeldedaten auf einer gefälschten Internetseite einzugeben. Absendernamen können täuschend echt aussehen. Misstrauen ist besonders angebracht, wenn eine Nachricht ungewöhnlichen Zeitdruck erzeugt, unerwartete Dateien enthält oder zur erneuten Eingabe eines Passwortes auffordert. Die aktuellen Sicherheitsanforderungen der KZBV greifen deshalb ausdrücklich auch den Umgang mit Spam und die Sensibilisierung des Praxisteams auf.
Rückfragen sollten über einen zweiten Weg erfolgen
Fordert ein Dentallabor, eine Abrechnungsstelle oder ein vermeintlicher Kollege unerwartet die Übersendung sensibler Unterlagen, sollte die Anfrage über einen bereits bekannten Kontaktweg geprüft werden. Ein kurzer Anruf über die gespeicherte Telefonnummer ist sicherer als eine Antwort auf dieselbe verdächtige E-Mail. Auch geänderte Bankverbindungen sollten nicht allein aufgrund einer Nachricht übernommen werden. Angreifer versuchen zunehmend, bereits bestehende Kommunikation nachzuahmen und dadurch glaubwürdig zu wirken.
Datensicherungen müssen getrennt aufbewahrt werden
Regelmäßige Backups schützen nicht vor jedem Sicherheitsvorfall, können nach einem Hardwaredefekt oder einer Verschlüsselung der Systeme aber entscheidend für die Wiederherstellung sein. Eine Sicherung, die dauerhaft mit dem Praxisnetz verbunden ist, kann von Schadsoftware möglicherweise ebenfalls verschlüsselt werden. Deshalb sollten mehrere Sicherungsstände vorhanden sein und zumindest eine Kopie getrennt beziehungsweise besonders geschützt aufbewahrt werden. Das BSI bezeichnet ein durchdachtes Datensicherungskonzept als eine der wichtigsten Maßnahmen zur Sicherstellung der Datenverfügbarkeit bei einem Ransomware-Vorfall.
Ein vorhandenes Backup ist noch keine Garantie
Eine erfolgreiche Meldung des Sicherungsprogramms beweist nicht automatisch, dass sich die Daten im Ernstfall vollständig wiederherstellen lassen. Datenträger können beschädigt sein, wichtige Ordner wurden möglicherweise nie in die Sicherung aufgenommen oder Zugangsdaten zum Entschlüsseln fehlen. Deshalb müssen Wiederherstellungstests in festgelegten Abständen durchgeführt und dokumentiert werden. Dabei sollte geprüft werden, wie lange es dauert, zentrale Systeme wieder betriebsbereit zu machen und welche Arbeitsschritte während des Ausfalls vorübergehend auf Papier erfolgen können.
Private Geräte gehören nicht unkontrolliert ins Praxisnetz
Ein privates Smartphone, Tablet oder Notebook wurde möglicherweise nicht nach denselben Sicherheitsstandards eingerichtet wie die Praxiscomputer. Veraltete Apps, fehlende Updates oder unsichere Cloud-Dienste können ein zusätzliches Risiko darstellen. Werden mobile Geräte dienstlich eingesetzt, braucht die Praxis klare Regeln für Sperrcodes, Updates, Datenübertragung, Verlust und Fernzugriff. Für größere Praxen verlangen die aktuellen Vorgaben ausdrücklich Richtlinien zur Nutzung und Kontrolle mobiler Geräte sowie zu deren sicherer Anbindung.
Medizinische Geräte benötigen ebenfalls Schutz
Digitale Röntgensysteme, Scanner und andere vernetzte Geräte werden häufig viele Jahre genutzt. Nicht jedes dieser Systeme erhält dauerhaft aktuelle Sicherheitsupdates. Ein Gerät kann medizinisch noch zuverlässig funktionieren, aus Sicht der IT-Sicherheit aber bereits veraltet sein. Besonders schutzbedürftige Systeme sollten deshalb nicht unnötig direkt mit dem Internet verbunden werden. Die KZBV empfiehlt bei medizinischen Großgeräten unter anderem eine Trennung von der übrigen IT und eine Begrenzung der Zugriffe auf Wartungs- und Konfigurationsschnittstellen.
Nicht jede Information darf per normaler E-Mail verschickt werden
Eine gewöhnliche unverschlüsselte E-Mail ist nicht für jede Art von Gesundheitsinformation geeignet. Befunde, Röntgenbilder oder ausführliche Behandlungsunterlagen sollten nur über dafür vorgesehene und ausreichend geschützte Wege übertragen werden. Auch innerhalb der Praxis ist darauf zu achten, dass Dokumente nicht versehentlich an falsche Empfänger gelangen. Automatisch vervollständigte E-Mail-Adressen sind zwar bequem, erhöhen aber das Risiko eines Fehlversands. Vor dem Absenden sensibler Unterlagen sollten Empfänger, Anhänge und Inhalt daher noch einmal kontrolliert werden.
Ausdrucke und alte Datenträger bleiben ein Datenschutzthema
Digitale Sicherheit endet nicht am Bildschirm. Ausgedruckte Patientenlisten, alte Festplatten, USB-Sticks und ausgemusterte Praxiscomputer können weiterhin lesbare Daten enthalten. Ein einfaches Löschen oder Zurücksetzen entfernt Informationen nicht in jedem Fall zuverlässig. Datenträger mit Patientendaten müssen daher fachgerecht gelöscht oder vernichtet werden. Ausdrucke gehören nicht in einen offen zugänglichen Papierkorb. Auch Reparatur- und Entsorgungsunternehmen sollten sorgfältig ausgewählt und vertraglich zum vertraulichen Umgang mit den Daten verpflichtet werden.
Schulungen helfen gegen alltägliche Fehler
Technische Schutzprogramme können nicht verhindern, dass ein Passwort telefonisch weitergegeben oder eine vertrauliche Datei an die falsche Adresse gesendet wird. Informationssicherheit ist deshalb eine Aufgabe des gesamten Praxisteams. Kurze regelmäßige Schulungen sind oft wirksamer als eine umfangreiche Unterweisung, an die sich nach mehreren Jahren niemand mehr erinnert. Besprochen werden sollten beispielsweise verdächtige E-Mails, sichere Passwörter, der Umgang mit mobilen Datenträgern und das richtige Verhalten bei einem ungewöhnlichen Systemzustand. Die KZBV sieht regelmäßige Schulungen beziehungsweise Weiterbildungen der Mitarbeitenden ausdrücklich vor.
Für Sicherheitsvorfälle braucht die Praxis einen festen Ablauf
Wenn ein Computer plötzlich ungewöhnliche Meldungen zeigt, Dateien nicht mehr geöffnet werden können oder ein unbekannter Fernzugriff auffällt, sollte nicht improvisiert werden müssen. Ein Notfallplan legt fest, wer informiert wird, welche Geräte vom Netzwerk getrennt werden dürfen und wie die Kommunikation weiterläuft. Auch Kontaktdaten des IT-Dienstleisters, der Praxisleitung, der Datenschutzberatung und weiterer zuständiger Stellen sollten unabhängig von den Praxiscomputern verfügbar sein. Über rechtlich notwendige Meldungen muss anschließend anhand des konkreten Vorfalls entschieden werden.
Vorschnelles Ausschalten kann digitale Spuren verändern
Bei einem möglichen Angriff hängt das richtige Vorgehen von der jeweiligen Situation ab. Das Trennen einer Netzwerkverbindung kann eine weitere Ausbreitung verhindern, während ein unüberlegtes Ausschalten unter Umständen flüchtige Informationen beseitigt. Beschäftigte sollten deshalb nicht selbst versuchen, Schadsoftware zu entfernen, Programme neu zu installieren oder verdächtige Dateien zu löschen. Sinnvoll ist eine vorab festgelegte Anweisung, die auch beschreibt, wann der IT-Dienstleister oder ein spezialisierter Untersucher eingeschaltet wird.
Patienten können den Umgang mit ihren Daten hinterfragen
Patientinnen und Patienten dürfen nachfragen, welche Informationen gespeichert und an welche Stellen sie übermittelt werden. Die Datenschutz-Grundverordnung gibt ihnen grundsätzlich ein Recht auf Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. Bei der elektronischen Patientenakte gelten zusätzliche Informations- und Zugriffsmöglichkeiten. Zahnarztpraxen müssen im Rahmen einer aktuellen Behandlung darüber informieren, welche Behandlungsdaten standardmäßig in der elektronischen Patientenakte gespeichert werden, sofern kein Widerspruch erfolgt.
Sicherheit soll die Behandlung unterstützen
Digitale Systeme sind für eine moderne Zahnarztpraxis unverzichtbar. Sie ermöglichen einen schnellen Zugriff auf Befunde, erleichtern die Zusammenarbeit mit Laboren und können Verwaltungsaufgaben vereinfachen. Sicherheit bedeutet daher nicht, auf Digitalisierung zu verzichten. Entscheidend ist ein durchdachtes Zusammenspiel aus aktueller Technik, klaren Zuständigkeiten, geschulten Mitarbeitenden, begrenzten Zugriffsrechten und geprüften Datensicherungen. Werden diese Maßnahmen regelmäßig überprüft, lassen sich viele Risiken deutlich reduzieren und das Vertrauen der Patienten in den vertraulichen Umgang mit ihren Gesundheitsdaten bewahren.